Für viele kleine Unternehmen ist die Buchhaltung eine Herausforderung – Belege häufen sich, Rechnungen stapeln sich, und die Übersicht geht schnell verloren. Ein schrittweiser Übergang zur digitalen Verwaltung kann hier erheblich helfen. Dieser Beitrag beschreibt, wie Unternehmen die Buchhaltung digitalisieren können, von den ersten Schritten mit Excel über spezialisierte Softwarelösungen bis hin zur langfristigen Dokumentenarchivierung.

1. Einstieg mit Excel: Rechnungen einfach und kostengünstig erstellen

Viele Unternehmen beginnen ihre Buchhaltung mit Excel – es ist einfach, flexibel und schnell einsatzbereit. Mit Excel-Vorlagen lassen sich Rechnungen übersichtlich und kostengünstig gestalten, besonders wenn nur wenige Rechnungen im Monat anfallen.

So erstellst du eine normgerechte Rechnung in Excel:

  • Vorlage öffnen: Die meisten Excel-Versionen bieten vorgefertigte Rechnungs-Vorlagen, die sich leicht anpassen lassen. Gehe zu „Datei“ > „Neu“ und suche nach „Rechnung“.
  • Firmen- und Kundendetails einfügen: Trage in die Kopfzeile alle wichtigen Angaben ein, darunter den Firmennamen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und gegebenenfalls Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. Kundenangaben werden darunter in einem separaten Abschnitt eingefügt.
  • Rechnungsnummer und Datum: Jede Rechnung sollte eine eindeutige, fortlaufende Nummer und das Ausstellungsdatum enthalten. Für die fortlaufende Nummerierung kannst du eine einfache Excel-Formel oder eine manuelle Zählung verwenden, um Übersicht und Transparenz zu gewährleisten.
  • Artikel und Preise eintragen: Produkt- oder Dienstleistungsdetails kommen in eine übersichtliche Tabelle. Füge Spalten für Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis hinzu. Formeln wie =B2*C2 (für Menge und Einzelpreis) und =SUM(D2:D10) (für die Gesamtsumme) erleichtern die Berechnung.
  • Steuer ausweisen: Wenn deine Rechnungen steuerpflichtig sind, erstelle eine separate Zeile für den Steuerbetrag. Beispiel: Für 19 % Mehrwertsteuer könnte die Formel =D11*0.19 in einer neuen Zeile berechnet werden, bevor sie zum Gesamtbetrag addiert wird.

Excel bietet eine flexible, schnelle Lösung für die Rechnungsstellung und ist besonders geeignet für Unternehmen mit überschaubarem Rechnungsaufkommen. Wer jedoch regelmäßig Rechnungen verschickt, könnte bald an die Grenzen dieser Methode stoßen.

2. Wann Excel an seine Grenzen stößt

Mit wachsender Kundenzahl und komplexeren Anforderungen wird Excel schnell unpraktisch. Zusätzliche Spalten für Rabatte, Zahlungsbedingungen oder Erinnerungen bedeuten mehr Aufwand und eine höhere Fehleranfälligkeit.

Typische Herausforderungen bei wachsender Nutzung von Excel:

  • Manuelle Pflege und Nachverfolgung: Daten müssen häufig überprüft und aktualisiert werden, um korrekt zu bleiben.
  • Keine Automatisierung: Excel bietet keine integrierte Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen oder automatische Zahlungserinnerungen zu versenden.
  • Fehlende Integration mit Buchhaltungssystemen: Die manuelle Übertragung von Daten erhöht das Risiko von Eingabefehlern und den Arbeitsaufwand erheblich.

In solchen Fällen bietet sich spezialisierte Rechnungssoftware an, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.


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3. Effizienz steigern: Einsatz von spezialisierter Rechnungssoftware

Rechnungssoftware Cloud bietet Funktionen, die speziell auf die Anforderungen wachsender Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Systeme erstellen und verwalten Rechnungen digital und erfüllen rechtliche Anforderungen wie die DSGVO-konforme Speicherung.

Typische Vorteile spezialisierter Rechnungssoftware:

  • Automatisierte Prozesse: Wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich programmieren, sodass sie automatisch versendet werden.
  • Schnittstellen zur Buchhaltung: Nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme spart Zeit und reduziert die Fehlerquote bei der Dateneingabe.
  • Rechtssichere Archivierung: Die Speicherung der Rechnungsdaten erfolgt gesetzeskonform und revisionssicher.

Ein Umstieg auf spezialisierte Software kann langfristig helfen, Zeit und Kosten zu sparen, während die Buchhaltung stets übersichtlich bleibt.

4. Dokumente sicher digitalisieren: Einsatz von Scanner-Apps

Neben Rechnungen fallen häufig auch Belege, Quittungen und andere wichtige Dokumente an, die sicher archiviert werden müssen. Für die Erfassung nutzen viele die Outlook-App, mit der Dokumente direkt gescannt und per E-Mail versendet werden können. Dies ist praktisch für die schnelle Weitergabe an Kollegen oder Kunden.

So funktioniert der Outlook-Dokumentenscan:

  1. Outlook-App öffnen und „E-Mail verfassen“ wählen: Starte eine neue E-Mail und tippe dann auf das Büroklammer-Symbol, um eine Datei anzuhängen.
  2. Anhang-Symbol antippen und „Dokument scannen“ auswählen: Mit dieser Funktion wird die Kamera deines Geräts aktiviert.
  3. Dokument scannen: Richte die Kamera auf das zu scannende Dokument, und passe es an, damit es korrekt im Rahmen liegt. Bestätige den Scan, um das Dokument als PDF direkt an die E-Mail anzuhängen.

Obwohl Outlook eine einfache und schnelle Lösung für die Weiterleitung von Dokumenten bietet, fehlen oft Funktionen zur systematischen Ablage. In einem komplexeren System könnte dies zu Unordnung führen.

Für eine strukturierte Dokumentenverwaltung ist die Dokumentenscanner für das iPhone eine sinnvolle Ergänzung. Der Powerscanner archiviert Belege, Quittungen und andere Dokumente automatisch nach Kategorien, sodass sie schnell und unkompliziert wiedergefunden werden können.

Vorteile einer Scanner-App:

  • Automatische Ablage und Kategorisierung: Dokumente werden thematisch geordnet abgelegt.
  • Schnelle Wiederauffindbarkeit: Alle Dokumente sind zentral verfügbar, wodurch langes Suchen entfällt.
  • Sichere digitale Verfügbarkeit: Gerade für steuerliche Anforderungen oder die Buchhaltung ist eine strukturierte und revisionssichere Archivierung wichtig.

5. Excel und Word: Risiken und rechtliche Einschränkungen

Die Nutzung von Excel und Word für Rechnungen kann zu rechtlichen Problemen führen, wenn Dokumente digital gespeichert werden. Nach den GoBD dürfen Excel und Word nur als „Schreibmaschinen“ verwendet werden, also zur einmaligen Erstellung ohne revisionssichere Archivierung. Diese Programme erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Rechnungen.

Wesentliche GoBD-Einschränkungen:

  • Nutzung nur als Schreibmaschinen: Excel und Word sind zulässig für die einmalige Erstellung, jedoch nicht für die digitale Archivierung.
  • Elektronische Speicherung: Digital gespeicherte Rechnungen müssen revisionssicher sein – das bedeutet unveränderbar und vollständig.

Empfehlung: Unternehmen sollten spezialisierte, GoBD-konforme Software oder Dokumentenmanagementsysteme verwenden, um rechtliche Anforderungen an digitale Rechnungen einzuhalten.

Fazit: Der Weg zur digitalen Komplettlösung

Für viele Unternehmen ist Excel ein praktischer Einstieg zur Rechnungsverwaltung. Doch mit wachsendem Rechnungsvolumen und steigenden Anforderungen ist der Einsatz einer sicheren Rechnungs Cloud und wie einer Scanner App oft eine langfristige Lösung, um das Rechnungswesen digital und rechtssicher zu organisieren. So bleiben alle relevanten Daten sicher und effizient strukturiert verfügbar.