E-Mail Archivierung

Die E-Mail Archivierung ist für viele Firmen ein großes Problem. Es ist leider nicht so einfach, die gesetzlichen Anforderungen der E-Mail Archivierung zu erfüllen. Es ist vorgeschrieben, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form gespeichert bzw. aufbewahrt werden müssen (GDPdU). Dies tritt somit auch für den gesamten E-Mail Verkehr und deren Dateianhänge zu. Um alle E-Mail revisionssicher archivieren zu können, muss in der Regel eine spezielle Software eingesetzt werden. Zwar bieten die Mailserver Microsoft Exchange 2016 und Microsoft Exchange 2019 schon rudimentäre Funktionen zur E-Mail Archivierung, aber für einen professionellen Einsatz reicht dies nicht.

Auch eine User bezogene Archivierung über die altbekannten PST-Dateien ist keine sinnvolle Archivierungsmöglichkeit, da hier der Anwender entscheidet, welche Daten archiviert werden und welche nicht. Somit hat der User die Möglichkeit, eine Archivierung von bestimmten Mails zu umgehen und somit ist eine vollständige Archivierung nicht mehr gewährleistet.

Generell sollte die E-Mail Archivierung so funktionieren, dass die Mails direkt vom Mailserver an ein Archivsystem weitergeleitet wird, sobald eine E-Mail den Mailserver erreicht und noch bevor die Mail im Userpostfach landet. Nur in diesem Fall kann davon ausgegangen werden, dass alle relevanten E-Mails im Archivsystem landen und somit die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Hierfür kann auf dem Microsoft Exchange Servern die Journaling-Funktion genutzt werden, die die Mails an das Archivsystem weiterleitet.

Schaut man sich auf dem Markt der E-Mail Archivierung ein wenig um, so gibt es gar nicht so viele Anbieter wie erwartet. Die bekanntesten Anbieter der E-Mail Archivierungssoftware findet man bei Mailstore, bei Symantec oder auch bei Dell Software den Archive Manager. Jede Software bietet den Standard für eine korrekte E-Mail Archivierung an, allerdings unterscheiden sich die Produkte durchaus im Detail. Welche Software für welche Betriebe in Frage kommt, sollte ausführlich getestet werden, denn die Tücke liegt teilweise im Detail und die Umsetzung sollte gut geplant werden.