Die Automatisierung schreitet immer weiter voran und eröffnet neue Chancen für Unternehmen. Neben zahlreichen Erleichterungen bringt sie aber auch einige Sorgen für Mitarbeiter mit sich.

Bild von StartupStockPhotos auf Pixabay
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Durch die Automatisierung bieten sich im Büroalltag viele neue Möglichkeiten.

Automatisierung im Büro

Die Automatisierung im Büro kann eine große Hilfe sein, denn sie ermöglicht es, Aufgaben schneller und effizienter als je zuvor zu erledigen. Sie steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die Genauigkeit und Konsistenz. Technologien wie Künstliche Intelligenz ermöglichen es Maschinen, menschenähnliche Tätigkeiten wie die Beantwortung von Kundenanfragen und die Erstellung individueller Berichte durchzuführen. Doch auch bereits einfachere Tools wie ein zentralisierter E-Mail-Signatur Manager kann als Automatisierung gewertet werden. Durch die Automatisierung gewinnen die Mitarbeiter auch Zeit, um sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, die Kreativität und Problemlösung erfordern. So haben sie zum Beispiel Zeit, neue Ideen zu entwickeln oder ihr Verhandlungsgeschick zu verbessern, um Geschäfte schneller und effizienter abschließen zu können.

Digitale Assistenz immer häufiger gefragt

Digitale Assistenten werden am Arbeitsplatz immer beliebter und bieten ausgefeilte Funktionen, welche die Arbeit erleichtern und ergänzen. Von sprachgesteuerten Befehlen bis hin zur intelligenten Organisation durch künstliche Intelligenz – digitale Assistenten bieten Zugang zu einem Niveau an Raffinesse und Technologie, das bisher nicht genutzt wurde. Durch die Automatisierung alltäglicher Aufgaben setzen digitale Assistenten Zeit für anspruchsvolle Leistungen frei. Mit sofortigem Kundensupport, schnellem Zugriff auf Daten, Analysen von Leistungskennzahlen und vielem mehr können digitale Assistenten kleinen und großen Unternehmen zu noch nie schnellen und richtungsweisenden Ergebnissen verhelfen.

Mit dem neuen Betriebssystem Windows 11 können diese Prozesse noch weiter optimiert werden, indem Funktionen wie Microsoft Teams und verbesserte Multitasking-Features den digitalen Workflow deutlich vereinfachen und die Zusammenarbeit fördern. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Automatisierung macht auch vor Buchhaltung nicht Halt

Die Automatisierung der Buchhaltung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten. Diese Technologie hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, indem sie mühsame Aufgaben wie Dateneingabe und Zahlungsverfolgung rationalisiert, sodass sie sich auf andere Bereiche konzentrieren können, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Die automatisierte Buchhaltung trägt auch zur Fehlerreduzierung bei, da menschliche Fehler, die kostspielige Folgen haben können, ausgeschlossen werden. Darüber hinaus können automatisierte Systeme genaue Berechnungen gewährleisten, was die Genauigkeit der gesamten Finanzprozesse sicherstellt.


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Worauf bei der Automatisierung zu achten ist

Bei der Automatisierung eines Büroarbeitsplatzes ist es wichtig zu überlegen, welche Aufgaben durch Automatisierung effizienter gestaltet werden können und welche Prozesse besser durch manuelle Arbeit erledigt werden sollten. Automatisierung kann in Form von Dokumentenerstellung und -bearbeitung, verbesserter Terminplanung, Dokumentenmanagementsystemen, Unified Messaging, Spracherkennungssoftware, mobilen Anwendungen und webbasierten Kundendienstportalen erfolgen. Die Automatisierung sollte mit dem menschlichen Einfallsreichtum zusammenarbeiten, um Lösungen zu schaffen, die mit minimalem Aufwand schnell reagieren und maximale Effizienz bieten. Es ist wichtig, dass die Produkte, welche für die Automatisierung infrage kommen, mit dem Unternehmen mitwachsen können, wenn sich die Technologie weiterentwickelt. Vor allem sollte auch das offene Gespräch mit den Mitarbeitern gesucht werden. Automatisierung bedeutet häufig, dass Aufgabenbereiche wegfallen oder sich verändern. Für viele Angestellte könnte die Automatisierung daher eine Konkurrenz darstellen. Wer Angst hat, den Job zu verlieren, wird sich dem Thema definitiv nicht öffnen. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, sollten daher stets transparent sein und Mitarbeiter auf die Zukunft vorbereiten.

Vorsicht vor Automatisierung im Kundenservice

Chatroboter sind schon längst in der Gegenwart angekommen und immer mehr Menschen sehen sich mit künstlicher Intelligenz konfrontiert, wenn sie schnell Hilfe brauchen oder ein Problem lösen müssen. Hierbei kann der Kontakt mit der Automatisierung schnell frustrierend werden. Denn vor allem im Beschwerdemanagement kommen Kunden häufig verärgert auf ein Unternehmen zu, weil sie mit einem Produkt oder einer Dienstleistung unzufrieden waren. Fällt es dann schwer, eine Lösung für ein Problem zu finden oder fühlt sich der Kunde nicht gehört, kann er schnell zur Konkurrenz abwandern. Hierbei kann es nach wie vor sehr lohnenswert sein, auf direkte Betreuung zu setzen.

Von der Digitalisierung zur Automatisierung

Der Büroalltag hat sich in den letzten Jahrzehnten um 180 Grad verändert. Während die Kontaktaufnahme früher vor allem per Telefon oder Fax erfolge, läuft ein Großteil der Kommunikation heutzutage per E-Mail. Digitale Nachrichten haben den gesamten Kommunikationsprozess beschleunigt. Auch Tausende Dokumente in Papierform gehören der Vergangenheit an. Immer häufiger erfolgt eine digitale Speicherung. Was vor zehn Jahren die Digitalisierung war, ist heute die Automatisierung. Da viele Unternehmensmühlen aber langsam mahlen, ist der Digitalisierungsprozess vielerorts noch lange nicht abgeschlossen. Selbst in großen Konzernen fehlt es häufig noch an zeitgerechten digitalen Lösungen. Wer zu langsam agiert, könnte aber bald schon in enormen Rückstand geraten. Durch die ständige Weiterentwicklung von Technologien sowie der nächsten Büro-Revolution ist es spätestens jetzt an der Zeit, Prozesse neu zu denken.

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