PDF verkleinern und per E-Mail als ZIP-Datei versenden

Oftmals steht man vor dem Problem, dass eine Anzahl von PDF-Dateien per E-Mail verschickt werden sollen, diese aber einfach für den Versand zu groß sind. Denn zahlreiche E-Mail Anbieter beschränken die maximale E-Mail Größe beim Versand oder Empfang von E-Mails und deswegen wäre es gut, wenn der Versender die PDF Dateien vor dem Versand komprimiert.

Mit der Komprimierung von PDF Dateien kann doch einiges an Speicherplatz eingespart werden. Wir Ihr PDFs verkleinern bzw. komprimieren könnt, zeigen wir Euch in diesem Tutorial anhand eines Beispiels

PDFs komprimieren

Angenommen, wir haben 3 PDF Dateien, wie Ihr hier auf der nachfolgenden Abbildung sehen könnt. Diese Dateien möchten wir nun vor dem E-Mailversand verkleinern. Dazu markieren wir uns die zu komprimierenden PDFs mit der Maus oder mit der Tastenkombination STRG + A. Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste in die Auswahl und anschließend erscheint ein Kontextmenü.

Hier wählt Ihr nun einfach

Senden an

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und anschließend in dem weiteren Menü den Punkt

ZIP-komprimierter Ordner

Anschließend beginnt Windows sofort mit der PDF Komprimierung und erzeugt aus den gewählten PDF-Dateien eine ZIP-Datei.

In dieser ZIP-Datei sind alle PDFs verkleinert und verlustfrei abgelegt. Wir Ihr auf der nachfolgenden Abbildung auch sehen könnt, ist das Gesamtvolumen doch durchaus um 30% geschrumpft. Natürlich kommt es immer darauf an, was für Informationen in den PDFs vorhanden sind. Wurden viele Bilder in die PDFs integriert, so wird das verkleinern der PDF Dateien nicht so viel bringen, als wenn nur Text eingebettet ist. Auf diese Art und Weise lassen sich sehr einfach große Dateien versenden.

Diese ZIP-Datei könnt Ihr nun einfach per E-Mail versenden. Dazu klickt Ihr erneut mit der rechten Maustaste auf den ZIP-Ordner und wählt die Funktion

Senden an

und anschließend auf

E-Mail Empfänger

Dann öffnet sich automatisch das entsprechend Outlook E-Mail Fenster (bzw. des Standard-E-Mail Programms) mit integrierter ZIP-Datei, welche die verkleinerten PDF-Dateien enthält.

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