Wer sich selbstständig macht, braucht ein technisch gut ausgestattetes Büro. Die Technik darf dabei im digitalen Zeitalter nicht zu kurz kommen. Ein paar Basics benötigt wirklich jeder Unternehmer, egal, in welcher Branche er tätig ist. Hier gibt es den passenden Überblick über die wichtigste technische Büroeinrichtung für Gründer und Freelancer.

Die Klassiker: PC, Laptop oder Netbook

Es fängt mit der Darstellung von Sonderzeichen an und endet beim Upgraden auf ein neues Betriebssystem, ohne digitales Endgerät läuft nichts. Unternehmer haben die Wahl zwischen dem klassischen festinstallierten PC, einem mobilen Laptop sowie kleinen handlichen Formaten wie Netbook oder Tablet. Welche Vor- und Nachteile diese Geräte mitbringen, darüber gibt folgende Tabelle Aufschluss.

In den meisten Büros findet sich daher im Regelfall heutzutage eine Mischung aus diesen drei Geräten. Unterwegs sind Laptop und/oder Tablet dabei, während im Office der Desktop-PC mit voller Leistung auf den Einsatz wartet. Grundsätzlich hängt die Ausstattung des Computers von der jeweiligen Branche des Unternehmers ab. Gängige Anwendungen wie Textverarbeitung, Browser und E-Mail gehören zu den Standards, während Festplattengröße und Arbeitsspeicher sowie Auflösung zu den persönlichen Auswahlfaktoren zählen.

Die Individuellen: Software, Programme und Tools

Generell gehören Software, Programme und Tools zu den Angelegenheiten, die jeder Unternehmer individuell in seinem Büro einrichtet. Allerdings gibt es auch unter ihnen ein paar wichtige Basics, die weder in einem großen Betrieb noch beim Freelancer fehlen dürfen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Eine unkomplizierte und hochwertige Buchhaltungssoftware, die dauerhaft die Kosten für den Steuerberater spart.
  • Ein schnelles Rechnungsprogramm, um für erledigte Aufträge einfach Rechnungen zu erstellen.
  • Eine Online Cloud, wo alle wichtigen Dokumente, Fotos und Co. doppelt abgesichert werden und zuverlässig geschützt sind.
  • Ein übersichtliches Organisationstool, wo Aufträge, Aufgaben oder Projekte mit Deadlines und Status strukturiert hinterlegt sind.

Bei der weiteren Software und den Programmen kommt es darauf an, was für die jeweilige Branche benötigt wird. Während beispielsweise Grafiker oder technische Zeichner von InDesign, Illustrator oder Photoshop profitieren, stellen Texter und Journalisten andere Ansprüche an individuelle Programme. Hier sind unter anderem Klassiker wie Word, Excel und PowerPoint gefragt. Zudem ist die Ausstattung mit Programmen, Tools und Software vom Betriebssystem des digitalen Geräts abhängig. Grundsätzlich fällt die Entscheidung zwischen iOS (Apple) sowie Windows (Microsoft).


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Die Kommunikation: Internet, Telefon und Webcam

Um die Kunden und potenzielle Auftraggeber zu erreichen, brauchen selbstständige Unternehmer natürlich die passenden Kommunikationsmöglichkeiten. Zu den wichtigsten Anschaffungen zählen daher:

  • Internet: Ohne einen Online-Zugang funktioniert heutzutage kaum etwas. Sowohl zum Verschicken von E-Mails als auch für die Nutzung von Online Clouds benötigen Unternehmen einen Internetzugang.
  • Telefon: Viele Kunden nehmen immer noch gern Kontakt mit einem Auftragnehmer per Telefon auf. So lässt sich gleich ein erster Eindruck gewinnen und viele können bereits abschätzen, ob die Chemie passt.
  • Webcam: Immer beliebter wird die Möglichkeit, per Webcam mit einem Kunden ins Gespräch zu kommen. Kein Wunder, denn so lassen sich Projekte perfekt über eine große Entfernung miteinander umsetzen. Voraussetzung für eine Webcam ist natürlich der Internetanschluss. Zudem benötigen Selbstständige hier oft weiteres Equipment wie Headset und/oder Mikrofon.

Hinweis: Ein wichtiges Element für alle, die heutzutage online arbeiten, ist eine hochwertige und zuverlässige Antivirus-Software. Diese sollte bestenfalls sowohl eine Firewall als auch Phishing-Schutz und die allgemeine PC-Sicherheit für die Unternehmensdaten bieten. Im Regelfall kostet eine gute Software etwas mehr. Aber hier ist definitiv die falsche Stelle, um zu sparen. Eine Attacke auf das eigene System ist im Endeffekt viel teurer als ein guter Schutz.

Weitere technische Anschaffungen für das Büro und unterwegs

Zusätzlich gibt es einige technische Gerätschaften, die ebenfalls eine große Bereicherung im Office oder für unterwegs darstellen.

  • Mit einem Drucker im Büro lassen sich Verträge, Rechnungen und Angebote jederzeit flexibel ausdrucken.
  • Über das Arbeitshandy bleiben Unternehmer auch unterwegs für Kunden und Rückfragen immer erreichbar.
  • Eine Powerbank spendiert zusätzliche Akkuleistung für Geschäftsreisen oder lange Fahrten mit Bus und/oder Bahn.
  • Externe Festplatten sind ein Muss für das Büro, denn hier lassen sich alle Daten noch einmal sicherheitshalber abspeichern.

Fazit: Technische Ausrüstung im Büro hängt von Branche und Arbeitsbereich ab

Dass die Selbstständigkeit in freien Berufen vor allem bei Frauen in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist, zeigt eine Statistik des IfM Bonn (Institut für Mittelstandsforschung). Ob sich dieser Trend weiterhin halten oder sich allgemein – wie 2017 bereits beobachtet – leicht rückläufig zeigen wird, bleibt abzuwarten. Bestehende Tatsache ist allerdings, dass die technische Büroeinrichtung von der Branche und dem Arbeitsbereich des oder der Selbstständigen abhängt.

Die oben aufgeführten Elemente sind jedoch die wichtigsten Basics, auf die im 21. Jahrhundert eigentlich kein Unternehmer mehr verzichten kann. Voraussichtlich wird sich künftig noch viel verändern, sodass neue Errungenschaften und weitere technische Gadgets mehr Bedeutung und Aufmerksamkeit erhalten. Für viele Unternehmer ist es schon jetzt wichtig, auf ein papierloses Büro hinzuarbeiten, sodass ein Drucker in Zukunft schon nicht mehr zu den Basics gehören könnte.