Ein papierloses Büro – was für ein Traum, mag so mancher denken.

Doch so ganz ohne wird es wohl nie gehen, auch wenn im digitalen Zeitalter mittlerweile mehr Dokumente per Mail gesendet, als durchs Fax verschickt werden. Was sicher die wenigsten wussten, auch diese Dokumenten muss man archivieren. Seitdem zum 1. Januar 2007 E-Mails durch die Änderung des § 37a im Handelsgesetzbuch mit Geschäftsbriefen gleichgestellt wurden, müssen Unternehmen diese wie andere Geschäftsbriefe auch behandeln. Strukturierte Dokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen lassen sich, bei einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen, relativ schnell digital archivieren. Der Mitarbeiter braucht für das Ablagesystem meist nur eine minimale Einarbeitung. Aber was ist mit den unstrukturierten Vorgängen –  da dafür die Indexierung häufig durch den Mitarbeiter vorgenommen werden muss und dieser sicherstellen muss, dass auch andere „sein“ System verstehen?

Gut zu wissen, dass kompetente und erfahrene Dienstleister wie Saga eine Lösung anbieten. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich digitalen archivieren, bietet diese  GmbH nicht nur das Scannen von allen unternehmensrelevanten Dokumenten, sondern auch Aktenlogistik und Archivlogistik an. Personalakten, Rechnungen, Lieferscheine, Zeichnungen, Bestellungen – es gibt nichts, was man nicht digital archivieren kann. Damit übergibt man diese Aufgabe nicht nur einem professionellen Dienstleister, der über das entsprechende hochspezialisierte Equipment verfügt, sondern entlastet vor allem die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Neben dem Archivieren und Sammeln von digitalen Dokumenten, ist aber auch die Sicherheitsfrage wichtig, denn immerhin handelt sich ja um vertrauliche, interne Daten.  Auch hier hat die Saga GmbH eine Lösung und an sich als Dienstleister einen hohen Standard, der bei dem Unternehmen ständig überprüft wird.

Weiterer Service: Die zu digitalisierende Dokumente können auf Wunsch auch abgeholt werden. Damit der Scandienstleister jedoch die Dokumente in das richtige Register und die richtige Akte ablegen kann, muss jedes Dokument eindeutig bezeichnet sein. Aber da das digital archivieren nicht nur für Unternehmen wichtig ist, man kann es ja auch privat nutzen

Die wichtigsten Urkunden können mal dann digitalisiert werden, damit der nächste Umzug nicht im Chaos und Verlust endet und dann die große Frage im Raum steht: Wo zum Himmel sind meine ganzen Zeugnisse?! Zudem ergibt sich für manchen Umweltfreund dann auch noch durch diese Variante der Vorteil, dass eine (fast) papierlose Welt eine Ressourcen schonende ist.


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– Digitalisierung im Rechnungswesen: Vom Einstieg mit Excel bis hin zu automatisierter Software und Dokumentenverwaltung

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